مقایسه کوتاه :

سیستم سنتی مکاتبات اداری و سیستم های الکترونیکی

- معایب سیستم سنتی

ý   نگهداری و انجام سیستم دستی نیازمند نیروی انسانی زیادی است و کنترل دقت و سرعت و نظارت بر نیروی

 انسانی زیاد مستلزم سیستمی دیگر و نیروی انسانی دیگر است.

  ý   مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه ها بین واحدهای مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذیربط و برعکس، تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چینی، انجام اصلاحات توسط مدیران در هر مرحله و در نهایت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلی زمان بر و مستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت های مختلف و در نتیجه بکارگیری نیروی انسانی زیاد برای حفظ کارآیی آن است.

ý     امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه ها و پرونده ها وجود دارد؛ به ویژه در زمان جابه جایی های سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یک واحد یا سازمان از مکانی به مکان دیگر

  ý     استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی.

  ý     احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیرمترقبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و ....

  ý     اختصاص فضای زیادی برای نگهداری لاشه فیزیکی مکاتبات و پرونده ها.

  ý     طولانی شدن فرآیند جست و جوی نامه در خیل عظیمی از بایگانی ها (وقت و نیروی انسانی).

  ý     هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداری آنها و هزینه های پست و تلفن

  ý     هزینه نیروی انسانی برای نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود.

  ý     امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری و احتمال اندک کشف آنها (این امر موجب تحمیل هزینه زیادی به

 نظام اداری کشور شده است تا در موارد ضروری با انجام اقدام های تکمیلی نسبت به اصالت نامه اطمینان حاصل شود).

 ý     عدم امکان برنامه ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود امار قابل اتکا.

 ý     عدم امکان گزارش گیری از فعالیت های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل صحت آمار و

 گزارش های واحدهای مختلف در مورد انجام فعالیت ها.

  - اتوماسیون اداری و ارتباطات سازمانی

امروزه در عصــر ســــرعت و ارتباطــات و با وجود شبكه هاي جهاني خارجي و داخلي(Internet , Intranet )، پايه و اساس ايجاد موضوعات مختلف بر مبناي سرعت انتقال داده ها از جائي به جاي ديگر و امكان دسترسي سريع و آسان به داده ها پايه ريزي ميشود . لذا خود موضوع ارتباطات نيز از اين موضوع استثناء نبوده و از اهميت ويژه اي برخوردار است و چون بخش مهمي از ارتباطات هر سازماني را ، مكاتبات آن سازمان تشكيل مي دهد ، لذا اهميت اين موضوع در مكاتبات هر سازمان نيز خود را نشان مي دهد .

  در روشهاي سنتي و البته معمول فعلي ، مكاتبات سازماني ( چه داخلي و چه خارجي ) با استفاده از نامه نگاري هاي معمول و بواسطه كاغذ انجام مي پذيرد ، البته ممكن است در اين راستا ، براي ارسال مكاتبات فوري تر از دستگاههائي مانند نمابر نيز استفاده شود ، ولي آنچه مهم است اينكه همواره از اين روشها استفاده نمي شود .

 با توجه به ايجاد شبكه ها و با توجه به اين موضوع كه اكثر نرم افزارهاي امروزه با شبكه هاي فوق پشتيباني مي شوند ، امروزه براي تسهيل در امر مكاتبات و بالا بردن سرعت انتقال داده ها ، از نرم افزارهاي تحت شبكه اي به نام نرم افزارهاي اتوماسيون اداري مي توان بهره برد كه در ادامه اين مقاله به معرفي بيشتر اين نرم افزارها پرداخته مي شود .

- مزایا و کاربردهای اتوماسیون اداری درسازمان

مزایای  سیستم های الکترونیکی مکاتباتی نوین  :

  ý     امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان توسط مدیران و حتی کارشناسان.

  ý     کاهش فعالیت های موازی مانند تکثیر بی مورد مکاتبات ثبت و نگهداری سوابق در چندین محل

  ý     نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا.

  ý     مراجعه آسان به مکاتبات در هر زمان و بدون نیاز به حضور مسئول دبیرخانه یا بایگانی یا دفتر.

  ý     قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز.

  ý     محول کردن بخش زیادی از فعالیت های مسئولان دفترها، منشی ها، حروف چین ها به سیستم نرم افزاری

  ý     امکان پی گیری مکانیزه کارها در هر مکان و هر زمان و اطلاع از امور معوق و تاخیر شده.

  ý     اعمال کنترل بیشتر در نقل و انتقال مکاتبات و اطلاعات طبقه بندی شده.

  ý     دقت در انجام عملیات و ثبت تمام امور

  ý     ردیابی امور و پی گیری به موقع مراحل کار.

  ý     سهولت و سرعت در گردش عملیات

 امکان الصاق فایلهای پیوست به تمام انواع نامه امکان ارجاع پیش نویس نامه به کاربران دیگر در جهت اخذ تایید ثبت نامه
 امکان ثبت نامه های مرتبط (عطف و پیرو) و امکان مشاهده آنها در هنگام دریافت نامه
 امکان شماره دهی به نامه از روی شماره های رزرو شده
 امکان تهیه و چاپ رسید نامه به تحویل گیرنده
 امکان ارجاع نامه به شخص یا گروهی از اشخاص
 امکان نگارش شرح دستور و الصاق فایل درهنگام ارجاع نامه
 امکان نگارش شرح دستور برای گیرنده هر نامه به صورت تایپ متن
 امکان درج مدت پاسخ گویی برای هر نامه در هنگام ارجاع نامه
 امکان تعیین نوع عملکرد گیرنده نامه مانند جهت اقدام ، جهت اطلاع و ...
 امکان گروه بندی کارتابل به صورت درختی بر اساس پرونده های کارتابل و انتقال نامه به هر پرونده
 امکان تعیین اولویت به نامه های دریافت شده توسط منوی اقدامی ، عادی ، فوری و.....

  امکان تفکیک نامه ها در کارتابل بر اساس نامه های دارای اقدام و بدون اقدام  و نوع نامه ها
  مشاهده نامه های ارجاع شده در پی گیری و تعیین آخرین مکانهای نامه و نحوه گردش آن
 امکان مشاهده اطلاعاتی مانند شماره نامه، شماره مسلسل نامه، فرستنده، تاریخ نامه، تاریخ ورود به کارتابل، نوع نامه و ... در کارتابل امکان ردیابی سریع نامه بر اساس شماره ثبت ، شماره پیگیری و شماره شناسه نامه
 امکان مشاهده لیست نامه های ایجاد شده در پاسخ به یک نامه

- نتایج مادی و معنوی حاصل ازبکارگیری سیستم اتوماسیون اداری درسازمان 

افزایش سرعت و دقت در پاسخ گویی به مراجعان
 بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارایه نامه و پی گیری
 سامان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات سازمان
 به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی
 ایجاد روش های صحیح و استاندارد گردش کارها 
 افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکاتبات بین سازمانی
 دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده
 ارزیابی و افزایش کارایی کارکنان
 ایجاد بستر مناسب برای استقرار سایر سیستم های یکپارچه

  صرفه جوئی درکاغذ- و کاهش هزینه ها ی مانند هزینه پست – کپی – تلفن و.....

 رضایتمندی مشتریان

 رضایتمندی کارکنان

- نقش مدیران ارشد  دربکارگیری و استفاده ازسیستم های نوین مکاتبات اداری

اساسی ترین مراحل بکارگیری سیستم های نوین مکاتبات اداری دریک سازمان :

 -  لازم است مدیران ارشد شناخت کامل از این سیستم داشته باشند

 -  اعتقاد و اعتماد به کاربردها و مزایا ی این سیستم داشته باشند

 -  حمایت درپیاده سازی این سیستم

 -   فراهم سازی بسترآموزش این سیستم به زیرمجموعه ها

 -  ابلاغ استفاده ازاین سیستم و کنارگذاشتن کامل سیستم سنتی

 -  تشویق کاربرانی که بصورت مستمر و استفاده بهینه ازاین سیستم را بعمل می آورند

- نقش آموزش دربکارگیری سیستم های نوین مکاتبات اداری

آموزش درسیستم های اتوماسیون اداری نقش بسیارمهمی دارد چراکه شناخت و کاربردها – مزایا – معایب – کار باسیستم واهداف  سیستم های نوین مکاتبات اداری را معرفی می نماید .

نظرات شما عزیزان:

نام :

آدرس ایمیل:

وب سایت/بلاگ :

متن پیام:

نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

 

 

 

عکس شما

آپلود عکس دلخواه: